Leads auf Messen sammeln: Best Practices und clevere Tipps

Messen sind Orte, an denen über den Gewinn oder Verlust von Pipeline-Kunden entschieden wird. Die Gewinnung von Leads auf Messen ist entscheidend dafür, ob ein Stand gut besucht ist und ob tatsächlich Umsatz erzielt wird.

Dieser Leitfaden enthält praktische, datengestützte Strategien für die Lead-Gewinnung auf Messen – vom Workflow-Design bis hin zu Follow-ups, die tatsächlich zu Conversions führen. Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, wie Sie auf Messen konsistent und in großem Umfang Leads gewinnen können, erhalten Sie hier einen klaren Fahrplan.

Wie man auf einer Messe effektiv Leads sammelt

Richtig durchgeführt, ist die Lead-Generierung auf Messen nicht nur eine Ansammlung von Visitenkarten, sondern ein strukturierter, messbarer Umsatztreiber. Aussteller, die das Sammeln von Leads auf Messen als definierten Prozess (und nicht als Ad-hoc-Aktivität) betrachten, berichten durchweg von einem stärkeren Beitrag zur Pipeline und einem höheren ROI. Trotz wirtschaftlicher Gegenwinde erholen sich Präsenzmessen weiterhin und übertreffen die Erwartungen, wodurch eine disziplinierte Lead-Generierung auf Messen wichtiger denn je wird.

Warum die Lead-Erfassung für Aussteller wichtig ist

Auf Messen trifft Ihr Team persönlich auf Entscheidungsträger und Einflussnehmer der Einkäufergruppe. Gartner schätzt, dass an einem typischen B2B-Kauf sechs bis zehn Stakeholder beteiligt sind – bei komplexen, multinationalen Geschäften oft sogar mehr. Ihr Messestand ist daher eine seltene Gelegenheit, Botschaften aufeinander abzustimmen und einen Konsens zu beschleunigen. Ihre Fähigkeit, auf Messen Leads mit dem richtigen Kontext (Persönlichkeit, Bedürfnisse, Zeitpunkt, Budget) zu gewinnen, entscheidet darüber, ob diese Gespräche zu Pipeline und Buchungen führen.

Häufige Herausforderungen beim Sammeln von Leads auf Messen

Die häufigsten Fehlerquellen sind überraschend einfach: verstreute Notizen, langsame oder allgemeine Nachverfolgung und schlechte Datenqualität. Hinzu kommt die Unsicherheit hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften (DSGVO/Einwilligung), und schon sind verpasste Chancen vorprogrammiert. Unterdessen zeigen Branchenbenchmarks, dass die Leistung von Messen fast wieder das Niveau von 2019 erreicht hat – der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Besucher ist hart –, sodass eine disziplinierte Vorgehensweise bei der Erfassung von Leads auf Messen nicht mehr optional ist.

Die besten Strategien zur Lead-Generierung auf Messen

Prozesse und Technologie. Bevor Sie an Werbegeschenke denken, denken Sie an den Arbeitsablauf: Wie fließen Daten vom Messestand in Ihr CRM, wie schnell reagiert der Vertrieb und wie personalisieren Sie die Kundenansprache je nach Position und Kaufphase? Das ist das Betriebssystem für die Erfassung von Messekontakten und unterscheidet unvergessliche Messestände von solchen, die schnell in Vergessenheit geraten.

Verwendung von Apps zur Erfassung von Leads auf digitalen Messen

Moderne Apps zentralisieren das Scannen (Badge-QR/NFC/RFID), die OCR von Visitenkarten, die Qualifizierung und Notizen und übertragen alles in Echtzeit an Ihr CRM. Der Vorteil liegt in der Geschwindigkeit und Genauigkeit: weniger Tippfehler, keine verlorenen Karten und sofortige Weiterleitung an den richtigen Vertriebsmitarbeiter oder die richtige Sequenz. Viele Tools unterstützen Lead-Scoring, Offline-Erfassung und Marketing-Automatisierung, sobald ein Datensatz synchronisiert wird.

Profi-Tipp: Wählen Sie eine Plattform mit vordefinierten Formularen für verschiedene Personengruppen (z. B. Ingenieure, Einkäufer, Führungskräfte), damit Ihre Mitarbeiter bessere Fragen stellen können – und synchronisieren Sie diese dann mit dem entsprechenden CRM-Marketing-Workflow oder der Automatisierungssoftware.

Lead-Erfassungssysteme vs. manuelle Erfassung

Offizielle Lead-Erfassung für Messen, Geräte und Apps (vom Veranstalter lizenziert) zeichnen sich durch Geschwindigkeit und Abdeckung aus – Sie können fast jeden Besucher scannen. Manuelle Methoden (Formulare, Visitenkarten) sind kostengünstig und flexibel, aber fehleranfällig und langsam in der Verarbeitung. Die besten Teams kombinieren beides: Lead-Erfassungslösungen des Veranstalters für große Mengen und eine benutzerdefinierte App für eine genauere Qualifizierung und Notizen, die Ihr Vertriebsteam später tatsächlich verwendet.

Anreize und Werbegeschenke, die das Engagement fördern

Anreize funktionieren, wenn sie zu Ihrem ICP und Ihrer Content-Strategie passen (z. B. ein hochwertiger technischer Bericht, eine 30-minütige Bewertung oder eine Demo nur für geladene Gäste). Verwenden Sie einen QR-Code auf Schildern für einen „Scan-to-Enter“, der zu einer vorqualifizierten Landing Page mit rollenspezifischen Inhalten führt; das ist schneller als eine Warteschlange für eine Verlosung und einfacher zuzuordnen als eine Visitenkarte. Kontaktlose Abläufe verkürzen Warteschlangen und schaffen eine klare Zuordnung für Ihr Event-Lead-Management.

Schulung Ihres Messepersonals für bessere Gespräche

Ihre Mitarbeiter sind das Produkt, das Sie präsentieren. Schulen Sie sie darin

• mit einer auf die Veranstaltung zugeschnittenen, einzeiligen Wertversprechung zu beginnen
• 3–5 einheitliche Qualifizierungsfragen zu stellen (Bedarf, Zeitplan, Budget, Amtsinhaber)
• Schwachstellen und nächste Maßnahmen in der App zu protokollieren, bevor der Besucher sich entfernt.

Dadurch wird das Sammeln von Leads auf Messen zu einer wiederholbaren Entdeckung und nicht zu Small Talk.

Wie man auf Messen hochwertige Leads generiert

Volumen ist Eitelkeit, Absicht ist Vernunft. Ihr Plan sollte sich mit Inhalten und Gesprächsthemen an die Käufergruppe richten, die deren aktuelle Situation widerspiegeln. Das ist der Kern einer effizienten Lead-Generierung auf Messen.

Marketing vor der Veranstaltung und Terminvereinbarung

Der zuverlässigste Weg, um auf Messen Leads zu generieren, ist, sich schon vor der Eröffnung einen Platz im Kalender zu sichern. Nutzen Sie ABM-Listen, um namhafte Kunden zu Mikro-Demos oder Executive Briefings einzuladen, bewerben Sie eine Theatervorstellung mit begrenzter Platzanzahl per E-Mail und Apps und binden Sie Links zu Besprechungen in Ihre Vorschau-Inhalte ein. Denken Sie daran: Viele Besucher kommen mit einer Hitliste – Ihre Aufgabe ist es, darauf zu kommen. Umfragen zeigen, dass die überwiegende Mehrheit der Besucher kommt, um „zu sehen, was es Neues gibt“. Beginnen Sie also mit interessanten Demos oder Produkteinführungen.

Qualifizierung von Leads während der Veranstaltung

Verwenden Sie ein einfaches Qualifizierungsmodell: ICP-Eignung + Dringlichkeit des Problems + Autorität + nächster Schritt. Kodifizieren Sie dies in Ihrer App, damit Ihre Mitarbeiter Leads konsistent mit „A, B, C“ kennzeichnen können. Gehen Sie bei B2B von mehreren Stakeholdern aus und kennzeichnen Sie die Rolle jedes Kontakts (wirtschaftlicher Käufer, Fürsprecher, Nutzer), um die Nachverfolgung zu erleichtern – das Veranstaltungsmanagement ist einfacher, wenn Sie wissen, wer welchen Einfluss hat.

Erfassen Sie Daten, die wirklich wichtig sind

Priorisieren Sie neben den Kontaktdaten auch Folgendes:

• Anwendungsfälle und aktuelle Workarounds/Anbieter
• Zeitgebundene Auslöser (Verlängerung, Projektphase)
• Bewertungskriterien und Erfolgskennzahlen
• Vereinbarte Folgemaßnahmen (Demo, Preisgestaltung, Testversion).

Dieser Kontext verwandelt Messe-Scans in verkaufsfertige Datensätze – Treibstoff für Lead-Generierungssequenzen, die zu Conversions führen.

Tools und Technologien für die Lead-Erfassung auf Messen

Der heutige Stack umfasst mobile Tools zur Lead-Erfassung, Organizersysteme und eine umfassende CRM-Integration für Messen. Ihr Ziel ist eine nahtlose Datenerfassung, -anreicherung und -weiterleitung mit minimalem Aufwand für Besucher und Mitarbeiter.

Mobile Apps für die Lead-Erfassung

Suchen Sie nach einer App zum Scannen von Badges mit folgenden Funktionen:

• Multi-Modus-Scannen (QR/NFC/Visitenkarten-OCR/manuell)
• Benutzerdefinierte Formulare und dynamische Fragen
• Echtzeit-Synchronisierung mit CRM/MA
• Offline-Erfassung mit automatischer Synchronisierung
• Rollenbasierte Dashboards für Manager vor Ort.

Zusammenfassungen von Apps heben Funktionen wie Scoring, Offline-Erfassung und Echtzeit-Berichterstellung hervor – nutzen Sie diese als Checkliste, wenn Sie Anbieter bewerten.

CRM-Integration und Echtzeit-Synchronisierung von Leads

Sofortige Weiterleitung ist wichtig. Zahlreiche Studien belegen die wirtschaftlichen Auswirkungen einer schnellen Reaktion: Wenn ein neuer Lead innerhalb von fünf Minuten kontaktiert wird, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Teams ihn qualifizieren, 21-mal höher und die Wahrscheinlichkeit, dass sie eine Verbindung herstellen, bis zu 100-mal höher als bei langsameren Follow-ups. Richten Sie Ihr System so ein, dass Leads aus dem Messebereich innerhalb weniger Minuten in Ihr CRM gelangen und sortiert werden – idealerweise, solange die Unterhaltung noch frisch ist.

Implementierungstipp: Verwenden Sie ereignisspezifische Kampagnen-/Kostenfelder für die ROI-Verfolgung von Messen und UTM-Parameter auf jedem QR-Code oder Kiosk, um Ausgaben mit Pipeline und Umsatz zu verknüpfen.

Kontaktlose Lösungen und QR-Code-Lösungen

Die kontaktlose Lead-Erfassung – über QR-Codes auf Displays, Produktkarten und Bildschirmen – hat sich zu einem bevorzugten, hygienischen und schnellen Interaktionsmuster entwickelt. Sie ist nachverfolgbar und lässt sich leicht in Landing Pages und Marketing-Automatisierung integrieren. Die Akzeptanz steigt weltweit weiter an, und Anbieter von Event-Check-in- und Scan-Diensten standardisieren QR-Codes mittlerweile als Grundvoraussetzung.

Lead-Management nach der Veranstaltung

Die Messe ist der Startpunkt, nicht das Ziel. Behandeln Sie die Zeit nach der Messe wie einen Sprint nach einer Produkteinführung: schnelle Übergaben, personalisierte Abläufe und ein klarer Messplan, der die Ausgaben für die Veranstaltung mit den Einnahmen verknüpft. Hier zahlt sich ein ausgereifter Prozess für das Lead-Management bei Veranstaltungen aus.

Schnelle Nachverfolgung nach der Messe

Geschwindigkeit ist entscheidend – Verzögerungen hingegen nicht. Benchmarks zeigen, dass die durchschnittliche B2B-Reaktionszeit immer noch in Stunden (oder sogar Tagen) gemessen wird, während die Konversionswahrscheinlichkeit nach den ersten fünf Minuten rapide sinkt. Übersetzen Sie das in SLAs: „A-Leads werden innerhalb von 5 Minuten kontaktiert, B-Leads innerhalb von 30 Minuten, C-Leads innerhalb von 24 Stunden“, unter Verwendung von Benachrichtigungen und Round-Robin-Routing. Wenn Ihr Team das Volumen nicht bewältigen kann, richten Sie für die zwei Wochen nach der Messe einen speziellen „Event-Desk“ ein.

Checkliste für die erste Woche nach der Messe

1. Tag 0–1: Dankes-E-Mail mit Präsentationsfolien/Ressourcen versenden; A-Leads an AE-Rückrufe weiterleiten.
2. Tag 2–3: Personenspezifische Sequenzen starten; Demos buchen; SDRs zitieren wörtlich die Notizen vom Messestand.
3. Tag 4–7: Nurturing für „Nicht jetzt”-Leads auslösen; allen Nicht-Antwortenden eine Einladung zum Recap-Webinar senden.

Personalisierte Kommunikation für höhere Konversionsraten

Messen bringen eine Käufergruppe zusammen. Personalisieren Sie nach Rolle (Ingenieur vs. Finanzwesen), nach Auslöser (Verlängerung vs. neue Initiative) und nach den auf der Messe konsumierten Inhalten (besuchte Theatervorstellung, gescannter QR-Code). So verwandeln Sie das Sammeln von Leads auf Messen in Meetings und Angebote statt in Abmeldungen.

Nachrichtenvorlage (zum Kopieren/Einfügen für Ihr Team):

• Betreff: „Es war schön, Sie auf der [Veranstaltung] kennenzulernen. Bezüglich Ihres [Problems/Anwendungsfalls] …“
• Einleitung: 1 Satz als Bezugnahme auf das Gespräch am Stand oder die Demo.
• Wert: 2 Stichpunkte in Bezug auf die Kennzahlen/Erfolgskriterien des Kunden.
• CTA: ein konkreter nächster Schritt (15-minütige Triage, Preisübersicht oder Testversion).

Messung des ROI aus der Lead-Erfassung auf Messen

Die Messung des ROI ist einfacher, wenn Sie den Kreis zwischen Lead-Erfassung auf Messen, CRM und Finanzen schließen. Verfolgen Sie:

• Kosten pro gescanntem Kontakt und pro Meeting
• Chancenquote nach Lead-Stufe (A/B/C)
• Pipeline und Umsatz, die der Veranstaltung zugeordnet werden können
• Geschwindigkeit (Tage vom Scannen bis zum ersten Meeting/Geschäft)
• Einfluss auf offene Geschäfte (Phasenbewegung; Multi-Touch).

Der Branchenindex von CEIR zeigt die Dynamik von Messen und hilft Ihnen, Ihre Leistung im Kontext der Makrotrends zu sehen. Nutzen Sie ihn, um Erwartungen zu kalibrieren und Budgets zu verteidigen.

Abschließende Gedanken zur Lead-Erfassung auf Messen

Wenn Sie sich nur drei Dinge merken können, dann sollten es diese sein:

1. Entwerfen Sie den Arbeitsablauf vor dem Messestand: Tools, Formulare, Weiterleitung, Datenschutzhinweise.
2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie wie Profis qualifizieren und protokollieren können.
3. Handeln Sie nach der Messe schnell – fünf Minuten sind immer besser als fünf Stunden. Diese Gewohnheiten sind das Rückgrat dafür, wie Sie auf Messen Leads generieren können, die sich in Umsatz verwandeln.

 

Compliance-Ecke: DSGVO und ethische Datenpraktiken

Eine erfolgreiche Lead-Generierung auf Messen respektiert den Datenschutz. Gemäß der DSGVO/UK-DSGVO müssen Sie bei der direkten Erfassung personenbezogener Daten (z. B. per Scan oder Formular) vor oder bei der Erfassung klare Datenschutzinformationen bereitstellen. Die Einwilligung ist oft die einfachste Rechtsgrundlage bei Veranstaltungen, aber seien Sie dabei eindeutig (was Sie versenden, wie oft, wie man sich abmelden kann). Vermeiden Sie vorab angekreuzte Kästchen und führen Sie in Ihrem CRM Prüfprotokolle der Einwilligungserklärungen.

Praktische Schritte am Stand

• Bringen Sie neben jedem QR-Code und Tablet einen kurzen, leicht verständlichen Datenschutzhinweis an.
• Betten Sie die Einwilligung und Präferenzen in Ihr Formular ein; protokollieren Sie die Einwilligung zur Kontaktaufnahme im Gegensatz zur Einwilligung zur Weitergabe an Partner.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie in einem Satz erklären können, „was Sie erhalten werden“.
• Wenn Sie die Lead-Erfassung des Veranstalters für Messen nutzen, überprüfen Sie, wie die Einwilligung bei der Registrierung eingeholt wurde; gehen Sie nicht davon aus, dass Sie allen eine E-Mail senden dürfen.

Tipp: Einige Anbieter von Veranstaltungstechnik weisen darauf hin, dass Sie sich bei bestimmten B2B-Marketingmaßnahmen auf berechtigte Interessen berufen können, aber der sicherste Weg für die Nachbereitung nach Messen ist eine ausdrückliche, informierte Einwilligung – insbesondere für grenzüberschreitendes E-Mail-Marketing. Wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, um sich über die spezifischen Vorschriften der jeweiligen Gerichtsbarkeit zu informieren.

Alles zusammenfassen: Ein wiederverwendbarer Entwurf

Vor der Veranstaltung

• Definieren Sie Erfolgskennzahlen und Dashboards im CRM (Kampagnen, Kosten, UTMs).
• Veröffentlichen Sie Landingpages für die Sitzungen, betten Sie QR-Code-CTAs ein und vereinbaren Sie Termine.
• Konfigurieren Sie Formulare, Qualifizierungslogik und Routing in Ihrer App.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter mit Rollenspielen und zertifizieren Sie alle für die Scan-App.

Vor Ort

• Starker Auftakt: 10-Sekunden-Pitch + 3 qualifizierende Fragen.
• Erfassen Sie jedes Gespräch in der App (Notizen + nächster Schritt) in Echtzeit.
• Verwenden Sie kontaktlose Abläufe für Demos und die Übergabe von Inhalten (kontaktlose Lead-Erfassung).
• Halten Sie täglich eine Stand-up-Besprechung ab, um die A/B/C-Lead-Zahlen zu überprüfen und Engpässe zu beheben.

Nach der Veranstaltung

• Setzen Sie SLAs für die Geschwindigkeit der Lead-Erfassung durch; richten Sie Warnmeldungen ein.
• Starten Sie Persona-Tracks; planen Sie Demos innerhalb von 72 Stunden.
• Treffen Sie sich 4–6 Wochen lang wöchentlich, um Pipeline, Geschwindigkeit und Nachrichtenqualität zu überprüfen.
• Schließen Sie den Kreis: Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den CEIR-Makrotrends und Ihrer Multi-Show-Baseline.

Möchten Sie Leads auf Messen erfassen? Nutzen Sie diese Tipps!