Wie man einen Messestand baut: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ihr Unternehmen möchte auf einer Messe ausstellen und Sie sind mit der Organisation der Veranstaltung betraut. Nachdem der erste Schrecken, für eine solche Großveranstaltung verantwortlich zu sein, überwunden ist, stellt sich die Frage: “Wie baut man einen Messestand”. Wenn man davon ausgeht, dass Sie diesen Artikel lesen, haben Sie bei Google nach einer “fertigen Anleitung zum Bau eines Messestandes” gesucht. Darauf haben wir gewartet, also haben wir genau das vorbereitet, wonach Sie gesucht haben.

Herzlichen Glückwunsch zu der verantwortungsvollen Aufgabe, eine internationale Messe zu organisieren! Lassen Sie Ihre Zweifel hinter sich, auch wenn es das erste Mal ist, dass Sie eine solche Veranstaltung durchführen, wir werden Ihnen helfen, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.

Einen Messestand bauen oder nicht bauen

• Wir haben keinen Zweifel daran, dass Sie und Ihr Team bereits alle Fragen im Zusammenhang mit der Notwendigkeit der Teilnahme Ihrer Organisation an dieser Ausstellung beantwortet haben. Aus diesem Grund wurde die Entscheidung zur Teilnahme getroffen und es gibt kein Zurück mehr. Aber lassen Sie uns noch einmal die grundlegenden Fragen beantworten, die Sie sich unbedingt stellen sollten, bevor Sie sich endgültig für den Bau eines Messestandes entscheiden. Nachfolgend finden Sie eine kurze Liste von Fragen. Überspringen Sie diesen Abschnitt nicht, Sie und Ihr Team könnten etwas übersehen haben.

• Was wird das positive Ergebnis nach der Veranstaltung sein?
• Wie werden Sie wissen, ob das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht?
• Um wie viele Male sollten Ihre Umsätze nach der Ausstellung steigen? Oder wie viele Verträge mit Vertriebshändlern planen Sie zu unterzeichnen? Oder wie viele Menschen werden Ihr neues Produkt zu Gesicht bekommen? Hier wählt jedes Unternehmen sein Unternehmensziel.
• Welche Art von Kunden oder Partnern suchen Sie? Es sollten Großhändler, Einzelhändler, Kleinunternehmer, einfache Leute, Konzernleiter, Lagerverwalter und so weiter sein. Kurz gesagt, wer ist Ihr Zielpublikum und wird es auf der Messe anwesend sein?
• Werden Sie Ihre Produkte an Ihrem Stand präsentieren? Wenn es physisch nicht in Ihren Stand passt, wie wollen Sie es dann den Gästen zeigen?
• Wie werden Sie Kontaktinformationen über Personen sammeln, die an Ihren Produkten oder Dienstleistungen am Stand interessiert sind?
• Wie viel Geld werden Sie voraussichtlich für die Teilnahme an der Veranstaltung ausgeben?
• Wie lange oder wie viele Transaktionen werden nötig sein, um Ihre Investition zu amortisieren? Beschreiben Sie Ihre drei ROI-Optionen für die geplante Veranstaltung: Worst-Case-Szenario, Durchschnitt, mit dem Sie zufrieden sind, und unerwartet hervorragend. Sind Sie mit den Zahlen zufrieden? Sehen sie realistisch aus?
• Haben Sie genügend Zeit (mindestens 6 Monate), um mit den Vorbereitungen für die kommende Ausstellung zu beginnen?

Jetzt, wo die letzten Zweifel ausgeräumt sind und Sie und Ihr Team alle Fragen beantwortet haben, sollten Sie unbedingt einen Messestand bauen und ausstellen!

Wenn Sie ein großes Unternehmen oder eine Marke mit einer langen Geschichte vertreten, können Sie ohne diese Fragen zu beantworten sagen, dass Sie auf jeden Fall einen Stand bauen sollten. In diesem Fall besteht das Hauptziel nicht unbedingt darin, den Umsatz zu steigern. Viel wichtiger für ein solches Unternehmen sind das Branding und eine Präsenz dort, wo Ihre Konkurrenten zwangsläufig auftauchen.

Nun ist es an der Zeit, mit der “Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Bau eines Messestandes” fortzufahren.

7 Top-Tipps für den Aufbau eines Messestandes

Die Entscheidung ist gefallen, die Ausstellung findet statt, und Sie sind die Hauptperson, die den gesamten Prozess organisiert und den Aufbau des Messestandes koordiniert.

Die Vorbereitung einer Ausstellung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen. Der erste Teil besteht darin, das Design und das Gesamtkonzept der Ausstellung zu erstellen und den Messestand zu bauen. Der zweite Teil ist die Planung der Interaktion am Messestand, um das Ergebnis zu erzielen, für das Sie diese Ausstellung organisiert haben.

Kümmern wir uns um den ersten Teil!

Auswahl des Standorts für den Aufbau des Messestandes.

Das Land und die Stadt, für die Sie und Ihr Team sich sicher entschieden haben. Nun müssen Sie sich entscheiden, wo genau Ihr Messestand stehen soll. Ja, wie immer regiert das Geld, und Sie werden dort untergebracht, wo es das zugewiesene Mietbudget erlaubt. Sie sollten sich jedoch mit dem Messeveranstalter in Verbindung setzen. Fragen Sie unbedingt nach dem Grundriss. Prüfen Sie, ob sich direkt über Ihrer künftigen Struktur Stützpfeiler oder Klimaanlagen befinden, ob die Besucher Ihren Stand erreichen können oder irgendwo bei Ihren Konkurrenten hängen bleiben usw. Der Standort ist sehr wichtig, denn manche Stände sind trotz einer guten und attraktiven Gestaltung nicht zugänglich.

Bestimmen Sie, welche Bereiche Sie auf Ihrem zukünftigen Messestand haben möchten.

Bevor Sie dem Designer eine Aufgabe stellen, müssen Sie selbst bestimmen, welche Arbeitsbereiche Sie auf dem Stand einrichten wollen. Beachten Sie den begrenzten Platz, falls Sie einen haben. Überlegen Sie, ob Sie einen geschlossenen Besprechungsraum benötigen, ob Sie Ihre Produkte vor Ort vorführen werden, wie viel Platz sie am Stand tatsächlich einnehmen werden, ob Sie einen Lagerraum oder einen Personalraum benötigen, wie viele Informationsschalter Sie brauchen, ob es Platz für eine Bartheke geben wird. Diese wichtigen Elemente helfen bei der Standlogistik während der Messe selbst. Die Angaben zu den obligatorischen Bereichen des Standes sollten auch an den Designer weitergegeben werden, der den Stand entwirft, oder an die Baufirma, wenn diese die Gestaltung selbst vornimmt.

Geben Sie die Skizze des zukünftigen Messestandes an einen spezialisierten Standdesigner.

Sie haben vielleicht nicht gewusst, dass die Gestaltung von Messeständen von einem speziellen Designer gezeichnet wird. Nicht jeder Designer kann Entwürfe für zukünftige Messestände zeichnen. Denn selbst wenn Ihnen und Ihrem Team das Design gefällt, kann es sein, dass die Produktion es nicht zum Leben erweckt, weil es zu fantastisch und nur für ein Bild im Computer geeignet ist. Der Standdesigner sollte sich all dieser Nuancen bewusst sein, damit das Unternehmen später kein Geld für das Design ausgeben muss. Es ist ratsam, dem Designer mitzuteilen, wie hoch das Budget ist, das Sie für den Standbau ausgeben wollen, denn Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Phantasie des Designers größer sein kann als die Fähigkeit des Standbauers, billige Materialien zu verwenden oder exklusive Dekorationen zu finden, die auf dem Bild zu sehen sind.

Geben Sie den fertigen Entwurf an den Messebauer weiter.

Der nächste Schritt ist einfach: Sie geben den Entwurf an die Ausstellungsagentur. Die beste Lösung besteht darin, dass der Bauherr den Entwurf selbst erstellt und dabei alle Nuancen der künftigen Entwicklung, Ihren Grundriss und Ihr Budget berücksichtigt. Wenn der Betrag für den Bau des gewählten Entwurfs Ihrem Unternehmen zusagt, vereinbaren Sie einen Zeitplan für das Projekt und treffen eine Vereinbarung. In dieser Phase kommunizieren Sie als Projektleiter mit dem Mitarbeiter des Bauunternehmens und klären die Feinheiten der Projektvorbereitung und -durchführung. Wenn der Messebauer unter anderem auch Projektmanagement anbietet, haben Sie Glück! 80 % Ihrer Arbeit wird auf den Schultern des Auftragnehmers lasten.

Sorgen Sie dafür, dass die erforderliche Ausrüstung gemietet und während des Aufbaus am Stand installiert wird.

Enthielt Ihre Entwurf Elemente oder Ausstattungen, die der Standbauer nicht anbietet? Dann müssen Sie selbst Auftragnehmer finden und für die rechtzeitige Lieferung und Montage am Messestand sorgen. Wir zum Beispiel bieten diese Dienstleistung selbst für Unternehmen an. Es ist unsere Aufgabe, alles zu finden, was auf Ihrem Entwurf zu sehen sein wird, und dafür zu sorgen, dass es rechtzeitig installiert wird. Wir werden Ihnen mitteilen, wie sich unser Geschäft in dieser Hinsicht entwickelt.

Logistik des Standes auf dem Messegelände und Aufbau der Struktur.

Der Stand ist gebaut, es ist Zeit, ihn zum Messegelände zu bringen und ihn aufzubauen. Dieser Arbeitsschritt wird in der Regel vom Messebauer übernommen. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Fristen zu überwachen und mit dem verantwortlichen Manager auf der Seite des Auftragnehmers zu kommunizieren. Kommen Sie 1-2 Tage vor der Ausstellungseröffnung, um Ihren Stand aufzubauen. Möglicherweise müssen Sie den Fortgang der Arbeiten überwachen und einige Mängel beheben, die bei der Installation des eigentlichen Messestandes unvermeidlich sind.

Leitung des Prozesses der Errichtung des Messestandes.

Dies ist kein gesonderter Punkt in unseren Empfehlungen. Es handelt sich um einen Prozess, der alle Schritte beim Bau des Messestandes durchdringt. Kommunikation und Terminkontrolle sind Ihre Hauptaufgabe, bis die Ausstellung beendet ist und Sie die Ergebnisse Ihrer Teilnahme an der Ausstellung zusammengefasst haben. Wenn Sie Fragen haben, können wir Sie jederzeit beraten, wie Sie dieses oder jenes Problem lösen können.

Interaktion mit den Besuchern auf dem Messestand

Der zweite Teil einer erfolgreichen internationalen Messe ist die Kommunikation mit den Besuchern, um sie an Ihren Stand zu locken und mit Ihren Produkten in Kontakt zu bringen. Diese Phase ist ebenso wichtig wie der Bau des Messestandes. Und das Budget für die Anwerbung von Gästen kann die gleiche Höhe erreichen, die das Management für den Standbau selbst vorgesehen hat.

Im Artikel “Kreative Messestandideen für Ihre nächste Messe” haben wir einige interessante Ideen zur Besucherwerbung beschrieben. Lesen Sie weiter und nutzen Sie die Ideen, die zu Ihrem Messestand und den Zielen Ihrer Marketingabteilung passen.

Das Wichtigste ist, dass man kreativ ist und verschiedene Ansätze ausprobiert. Es gibt kein Patentrezept für eine erfolgreiche Ausstellung. Für jedes Unternehmen ist dies anders und einzigartig. Alles, was Sie irgendwo lesen können, wird nur eine Empfehlung für Ihr Unternehmen sein, mehr nicht. Es ist möglich, dass das, was bei einigen gut funktioniert hat, bei Ihnen schlechte Ergebnisse zeigt. Studieren Sie daher die Erfahrungen anderer Unternehmen, aber machen Sie es so, wie es Ihnen Ihre persönliche Erfahrung und Ihre Marketingabteilung sagt. Viel Glück bei der Ausstellung, Sie werden gut abschneiden!

Wenn Sie möchten, dass unser Team Ihr Projekt übernimmt, hinterlassen Sie bitte eine Anfrage, und wir werden uns in ein paar Stunden bei Ihnen melden.