Твоя компания хочет участвовать в торговой выставке и тебя назначили ответственным за обеспечение и организацию этого мероприятия. После того как пройдет первый охвативший тебя ужас от ответственности за столь масштабное мероприятие, возникнет вопрос: “Как построить выставочный стенд”. Судя по тому, что ты читаешь эту статью, ты начал искать в Google “Готовое руководство по застройке выставочного стенда”. Мы ждали этого, поэтому именно для тебя подготовили то, что ты искал.
Поздравляем с ответственной позицией по организации международной торговой выставки! Оставь сомнения, даже если такое мероприятие у тебя в первый раз, мы поможем тебе все правильно организовать с первого раза.
Строить или не строить выставочный стенд
Не сомневаемся, что вы с командой уже ответили на все вопросы, связанные с необходимостью для вашей организации участвовать в этой выставке. Именно поэтому решение об участии утверждено и назад дороги нет. Но, давай еще раз ответим на принципиально важные вопросы, которые обязательно нужно задать себе перед окончательным решением построить выставочный стенд. Ниже ты найдешь короткий список вопросов, не пропускай этот абзац, возможно, вы с командой, упустили что-то из виду.
- Каким будет положительный результат после проведения мероприятия?
- Как вы поймете, что результат получился таким, как вы запланировали?
- Во сколько раз должны увеличиться ваши продажи после проведения выставки? Или какое количество договоров с дистрибьюторами вы планируете подписать? Или какое количество людей должны увидеть ваш новый продукт? Тут каждая компания выбирает свою бизнес-цель.
- Каких именно клиентов или партнеров вы ищите? Это должны быть оптовые торговцы, розничные торговцы, мелкие предприниматели, обычные люди, директора концернов, заведующие складом и так далее. Одним словом, кто ваша целевая аудитория и будет ли она присутствовать на выставке?
- Будете ли вы демонстрировать ваш товар на стенде? Если он просто физически не поместится на стенде, как вы планируете продемонстрировать его гостям?
- Как вы будете собрать контактную информацию о тех людях, кто заинтересовался вашими товарами или услугами на выставочном стенде?
- Сколько денег вы планируете выделить на участие в выставочном мероприятии?
- Через сколько времени или количества сделок отобьются вложенные в проведение выставки средства? Опишите три варианта ROI для запланированного мероприятия: худший прогноз, средний, который вас устроит, и неожиданно прекрасный вариант. Вас устраивают цифры? Они выглядят реальными?
- У вас есть достаточное количество времени (минимум 6 месяцев), чтобы начать процесс подготовки к предстоящей выставке?
Теперь, когда последние сомнения развеяны, и вы с командой ответили на все вопросы, однозначно, вам стоит построить выставочный стенд и участвовать в выставке!
Если вы представляете крупную компанию или бренд с историей, вам, даже не отвечая на эти вопросы, можно утверждать, что строить выставочную будку однозначно нужно. Ведь в этом случае не обязательно главной целью будет должны увеличение продаж. Куда важнее для такой компании брендинг и прсутствие там, где обязательно появятся ваши конкуренты.
Теперь, самое время перейти к “Пошаговое руководство по строительству выставочного стенда”.
7 главных советов по застройке выставочного стенда
Решение принято, выставке быть, и ты являешься главным человеком, который организует весь процесс и будет координировать строительство выставочного стенда.
На самом деле, подготовка к выставке состоит из двух основных частей. Первая часть — это создание дизайна и общей концепции выставки и строительство выставочного стенда. Вторая часть – это планирование взаимодействия на выставочном стенде для получения того результата, ради которого вы организовали эту выставку.
Давай разберемся с первой частью!
Выбор места для строительства выставочной будки.
Со страной и городом, вы с командой наверняка определились. Теперь останется выбрать, где именно будет располагаться ваш выставочный стенд. Да, как обычно, деньги рулят, и вы будете размещаться там, где позволит выделенный на аренду бюджет. Но, коммуникацию с организатором выставки никто не отменял. Обязательно запроси floor plan. Изучи его и уточни, не находятся ли на вашем месте несущие колонны или кондиционер прямо над вашей будущей конструкцией, смогут ли посетители выставки дойти до вашего стенда или будут застревать где-то у конкурентов и так далее. Расположение очень важно, поскольку к некоторым стендам люди не доходят, несмотря на отличный и привлекательный дизайн будки.
Определи какие зоны вам нужны на будущем выставочном стенде.
Прежде, чем поставить задачу дизайнеру, необходимо самим определить, какие рабочие зоны вы хотите разместить на стенде. Помни про ограничения по площади, если они у вас есть. Подумай, нужна ли вам закрытая переговорная комната, будете ли вы демонстрировать на месте свою продукцию, сколько она реально займет площади на стенде, нужна ли вам кладовая или комната для персонала, какое количество информационных стоек вам необходимо, будет ли выделено место под барную стойку. Эти важные элементы помогут наладить логистику на стенде непосредственно во время выставки. Также информацию об обязательных зонах на стенде необходимо передать дизайнеру, который будет рисовать выставочный стенд, или строительной компании, если она сделает для вас дизайн самостоятельно.
Передай эскиз будущего выставочного стенда специализированному дизайнеру стендов.
Возможно ты не знал, что дизайн выставочных стендов рисует специальный дизайнер. Не каждый дизайнер может рисовать дизайны будущих конструкций выставочных стендов. Потому что даже, если вам с командой понравится дизайн, производство может просто не воплотить его в жизнь, поскольку он будет слишком фантастическим и годным только для картинки в компьютере. Дизайнер стендов должен знать все эти нюансы, чтобы впоследствии компания не выкинула деньги за дизайн на ветер. Дизайнеру желательно озвучить сумму бюджета, которую вы планируете потратить на застройку стенда, ведь согласись, фантазия дизайнера может переплюнуть возможности застройщиков использовать дешевые материалы или найти эксклюзивный декор, изображенный на рисунке.
Передай готовый дизайн застройщику выставочных стендов.
Дальше все просто – ты передаешь полученный дизайн выставочному агентству. Лучшим решением будет, если застройщик самостоятельно нарисует дизайн, учитывая все нюансы будущей застройки, ваш floor plan и имеющийся у вас бюджет. Если сумма за постройку выбранного дизайна устраивает твою компанию, вы оговариваете сроки реализации проекта и ударяете по рукам. На этом этапе, ты как проектный менеджер будешь общаться с работником компании-застройщика и уточнять нюансы подготовки и реализации проекта. Если застройщик выставочных стендов предоставляет помимо прочего, услуги проектного менеджмента, тебе повезло! 80% всей твоей работы ляжет на плечи подрядчика.
Договорись об аренде необходимо оборудования и его установке на стенде во время монтажа.
В вашем дизайне присутствовали элементы или оборудование, которое не предоставляет застройщик стендов? Тогда тебе самостоятельно придется найти подрядчиков и организовать своевременную доставку и монтаж на выставочный стенд. Мы, например, самостоятельно оказываем для компаний эту услугу. Это наша задача найти всё, что будет изображено на вашем дизайне и договориться о своевременной установке. Тебе мы будет сообщать о том, как продвигаются наши дела в этом направлении.
Логистика стенда на выставочный комплекс и монтаж конструкции.
Стенд построен, пришло время доставить его на выставочный комплекс и собрать. Этим этапом работы обычно занимается застройщик выставочных стендов, твоей основной задачей будет контроль сроков и коммуникация с ответственным менеджером со стороны подрядчика. Приезжай на застройку выставочного стенда за 1-2 дня до открытия выставки. Возможно, тебе нужно будет проконтролировать ход работы и откорректировать некоторые недочеты, которые неизбежны в процессе монтажа реальной выставочной будки.
Управление процессом строительства выставочного стенда.
Это не отдельный пункт наших рекомендаций. Этот процесс пронизывает все шаги на пути строительства выставочного стенда. Коммуникация и контроль сроков будет твоей основной обязанностью вплоть до окончания выставки и подведения итогов по участию в ней. Если у тебя будут вопросы, мы всегда сможем подсказать как решить ту или иную задачу.
Взаимодействие с посетителями на выставочном стенде
Вторая часть удачного проведения международной выставки – это коммуникация с посетителями с целью привлечения на стенд и взаимодействия с вашими продуктами. Этот этап также важен, как и строительство выставочного стенда. И бюджет на привлечение гостей может достигать тех же цифр, что руководство выделило на само строительство стенда.
Интересные идеи для привлечения внимания посетителей мы описали в статье “Креативные идеи выставочных стендов для вашей следующей выставки”, поэтому ты можешь почитать и использовать те, которые подойдут вашему выставочному стенду и целям, которые поставил перед тобой маркетинговый отдел.
Главное, проявлять креативность и пробовать разные подходы. Не бывает единственно верного рецепта для проведения удачной выставки. Для каждой компании он свой и неповторимый. Все, что ты можешь где-либо прочитать, именно для твоей компании будет носить характер рекомендации, не более того. Возможно то, что отлично сработало у одних, у вас покажет скудные результаты. Поэтому, изучай опыт других компаний, но действуй так, как подсказывает тебе личный опыт и велит твой отдел маркетинга. Удачи на выставке, у тебя все получится!
Если ты хочешь, чтобы твои проектом занялась наша команда, оставь заявку, через пару часов мы свяжемся с тобой.
Антон Удовенко
Менеджер проекта
