Twoja firma chce wziąć udział w targach branżowych, a Ty jesteś odpowiedzialny za ich organizację. Po początkowym przerażeniu związanym z odpowiedzialnością za tak duże wydarzenie, pojawia się pytanie: “Jak zbudować stoisko targowe?”. Sądząc po tym, że czytasz ten artykuł, zacząłeś wyszukiwać w Google “Gotowy lub kompletny przewodnik po budowie stoiska targowego”. Czekaliśmy na to, więc przygotowaliśmy dokładnie to, czego szukałeś.
Gratulujemy odpowiedzialnego stanowiska związanego z organizacją międzynarodowych targów! Porzuć swoje wątpliwości, nawet jeśli po raz pierwszy organizujesz takie wydarzenie, pomożemy Ci zrobić to dobrze za pierwszym razem.
Budować czy nie budować stoiska targowego?
Nie mamy wątpliwości, że Ty i Twój zespół odpowiedzieliście już na wszystkie pytania związane z potrzebą udziału Twojej organizacji w tej wystawie. Dlatego decyzja o udziale została zatwierdzona i nie ma już odwrotu. Odpowiedzmy jednak jeszcze raz na fundamentalne pytania, które powinieneś sobie zadać przed podjęciem ostatecznej decyzji o budowie stoiska targowego. Poniżej znajdziesz krótką listę pytań, nie pomijaj tego akapitu, być może Ty i Twój zespół coś przeoczyliście.
- Jaki będzie pozytywny wynik wydarzenia?
- Skąd będziesz wiedzieć, że wynik jest zgodny z planem?
- Ile razy powinna wzrosnąć sprzedaż po wystawie? Albo ile umów z dystrybutorami planujesz podpisać? Albo ile osób powinno zobaczyć nowy produkt? Tutaj każda firma wybiera swój cel biznesowy.
- Jakiego rodzaju klientów lub partnerów szukasz? Powinni to być hurtownicy, detaliści, drobni przedsiębiorcy, zwykli ludzie, zainteresowani dyrektorzy, kierownicy magazynów i tak dalej. Krótko mówiąc, kto jest Twoją grupą docelową i czy będzie ona obecna na targach?
- Czy będziesz prezentować swój produkt na stoisku? Jeśli po prostu nie zmieści się on fizycznie na stoisku, jak zamierzasz pokazać go gościom?
- W jaki sposób będziesz zbierać dane kontaktowe osób zainteresowanych Twoimi produktami lub usługami na stoisku?
- Ile pieniędzy planujesz przeznaczyć na udział w targach?
- Ile czasu lub kilku transakcji potrzeba, aby inwestycja się zwróciła? Opisz trzy opcje ROI dla planowanego wydarzenia: najgorszy scenariusz, średnią, z której jesteś zadowolony i nieoczekiwanie świetny scenariusz. Czy jesteś zadowolony z tych liczb? Czy wyglądają realistycznie?
- Czy masz wystarczająco dużo czasu (co najmniej 6 miesięcy), aby rozpocząć proces przygotowań do nadchodzących targów?
Teraz, gdy kilka ostatnich wątpliwości zostało rozwianych i odpowiedziałeś na wszystkie pytania, powinieneś zbudować stoisko wystawiennicze i wziąć udział w wystawie!
Jeśli reprezentujesz dużą firmę lub markę z historią, nawet bez odpowiedzi na te pytania możesz argumentować, że powinieneś zbudować stoisko wystawiennicze. W końcu w Twoim przypadku niekoniecznie musisz zwiększyć sprzedaż dzięki temu wydarzeniu. O wiele ważniejsze jest dla ciebie budowanie marki i bycie tam, gdzie na pewno pojawi się twoja konkurencja.
Teraz czas przejść do poradnika “Jak zbudować stoisko targowe”.
7 wskazówek dotyczących projektowania i budowy stoiska targowego
Decyzja została podjęta, wystawa trwa, a Ty jesteś główną osobą, która organizuje cały proces i koordynuje budowę stoiska wystawienniczego.
Przygotowanie do wystawy składa się z dwóch głównych części. Pierwsza część to stworzenie projektu i ogólnej koncepcji wystawy oraz budowa stoiska wystawowego. Druga część to planowanie interakcji na stoisku w celu uzyskania rezultatu, dla którego zorganizowałeś tę wystawę.
Zajmijmy się pierwszą częścią
Wybór miejsca na budowę stoiska
Kraj i miasto zostały już prawdopodobnie wybrane. Teraz pozostaje wybrać, gdzie dokładnie będzie zlokalizowane stoisko targowe. Tak, jak zwykle, rządzą pieniądze i zostaniesz umieszczony tam, gdzie pozwala na to budżet przeznaczony na wynajem powierzchni wystawienniczej. Ale nikt nigdy nie odwołał komunikacji z organizatorem wystawy. Pamiętaj, aby poprosić o plan piętra. Przestudiuj go i dowiedz się, czy bezpośrednio nad Twoją przyszłą strukturą znajdują się jakieś kolumny nośne lub klimatyzacja, czy odwiedzający będą mogli dotrzeć do Twojego stoiska, czy też utkną gdzieś z Twoją konkurencją i tak dalej. Lokalizacja jest bardzo ważna, ponieważ niektóre stoiska nie są dostępne dla ludzi, pomimo doskonałego i atrakcyjnego projektu.
Określ, których obszarów potrzebujesz na swoim przyszłym stoisku
Zanim wyznaczysz zadanie dla projektanta, musisz sam określić, które obszary robocze chcesz umieścić na stoisku. Pamiętaj o ograniczeniach przestrzeni, jeśli takie istnieją. Zastanów się, czy potrzebujesz zamkniętej sali konferencyjnej, czy będziesz demonstrować swoje produkty na miejscu, ile miejsca zajmą one na stoisku, czy potrzebujesz spiżarni lub pomieszczenia dla personelu, ile punktów informacyjnych potrzebujesz i czy będzie miejsce na ladę barową. Te ważne elementy pomogą w organizacji logistyki na stoisku bezpośrednio podczas targów. Informacje na temat obowiązkowych obszarów na stoisku należy również przekazać projektantowi, który narysuje stoisko wystawowe, lub firmie budowlanej, jeśli wykona projekt dla Ciebie.
Przekaż szkic swojego przyszłego stoiska wystawienniczego wyspecjalizowanemu projektantowi stoisk
W przypadku, gdy nie wiedziałeś, projekt stoisk targowych jest rysowany przez specjalnego projektanta. Nie każdy projektant może rysować projekty przyszłych stoisk targowych. Ponieważ nawet jeśli projekt ci się spodoba, produkcja może po prostu nie ożywić go, ponieważ będzie zbyt fantastyczny i nadający się tylko do obrazu na komputerze. Projektanci stoisk powinni znać wszystkie te niuanse, aby później nie wyrzucić pieniędzy w błoto. Wskazane jest, aby poinformować projektanta o wysokości budżetu, który planujesz przeznaczyć na budowę stoiska, ponieważ musisz zgodzić się, że wyobraźnia projektanta może przeważyć nad zdolnością budowniczych do korzystania z tanich materiałów lub znalezienia ekskluzywnych dekoracji przedstawionych na zdjęciu.
Przekazanie gotowego projektu deweloperowi stoisk targowych
Stamtąd sprawa jest prosta – przekazujesz projekt agencji wystawienniczej. Najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby konstruktor sam narysował projekt, biorąc pod uwagę wszystkie niuanse przyszłego rozwoju, plan piętra i budżet, którym dysponujesz. Jeśli jesteś zadowolony z kwoty przeznaczonej na budowę wybranego projektu, negocjujesz warunki projektu i zawierasz umowę. Na tym etapie jako kierownik projektu będziesz komunikować się z pracownikiem firmy deweloperskiej i wyjaśniać niuanse przygotowania i realizacji projektu. Jeśli wykonawca stoiska targowego zapewnia usługi zarządzania projektem, masz szczęście! 80% całej pracy spadnie na barki wykonawcy.
Zorganizować wynajem niezbędnego sprzętu i zainstalować go na stoisku podczas instalacji
Twój projekt zawierał elementy lub wyposażenie, które nie zostały dostarczone przez wykonawcę stoiska? W takim przypadku będziesz musiał samodzielnie znaleźć wykonawców i zorganizować terminową dostawę i instalację na stoisku targowym. My na przykład sami świadczymy tę usługę. Naszym zadaniem jest znalezienie wszystkiego, co zostanie przedstawione w projekcie i zorganizowanie terminowej instalacji. Będziemy informować o postępach naszej działalności w tym kierunku.
Logistyka stoiska do terenów targowych i montaż konstrukcji
Stoisko jest zbudowane, nadszedł czas, aby dostarczyć je na teren targów i zmontować. Ten etap prac jest zwykle wykonywany przez firmę zajmującą się budową stoisk targowych, a Twoim głównym zadaniem będzie kontrolowanie terminów i komunikacja z odpowiedzialnym kierownikiem po stronie wykonawcy. Przyjedź na budowę stoiska 1-2 dni przed otwarciem wystawy. Być może będziesz musiał nadzorować postęp prac i poprawić pewne niedociągnięcia, które są zawsze nieuniknione podczas instalacji rzeczywistego stoiska targowego.
Zarządzanie procesem budowy stoiska
Nie jest to osobny punkt w naszych zaleceniach. Jest to proces, który przenika wszystkie etapy budowy stoiska targowego. Komunikacja i kontrola terminów będą Twoim głównym obowiązkiem aż do zakończenia wystawy i podsumowania wyników Twojego uczestnictwa. W razie jakichkolwiek pytań zawsze możemy doradzić, jak rozwiązać ten lub inny problem.
Interakcja z odwiedzającymi na stoisku wystawowym
Drugą częścią udanych międzynarodowych targów jest komunikacja z odwiedzającymi w celu przyciągnięcia ich do stoiska i interakcji z produktami. Ten etap jest równie ważny jak budowa stoiska targowego. A budżet na przyciągnięcie gości może być taki sam jak na samą budowę.
Najciekawsze pomysły opisaliśmy w artykule “Kreatywne pomysły na stoiska targowe na następne targi“, więc możesz przeczytać i wykorzystać te, które pasują do Twojego stoiska targowego i celów, które wyznaczył Ci dział marketingu.
Najważniejsze to być kreatywnym i próbować różnych podejść. Nie ma jednego prawidłowego przepisu na udaną wystawę. Każda firma jest wyjątkowa i niepowtarzalna. Wszystko, co można gdzieś przeczytać, dokładnie dla Twojej firmy będzie zalecane. Być może to, co sprawdziło się w przypadku niektórych firm, przyniesie słabe rezultaty w Twoim przypadku. Przestudiuj więc doświadczenia innych firm, ale zrób to tak, jak podpowiada Ci Twoje osobiste doświadczenie i Twój dział marketingu. Powodzenia na targach, odniesiesz sukces!
Anton Udovenko
Kierownik projektu
