Твоя компанія хоче брати участь у торговельній виставці і тебе призначили відповідальним за забезпечення та організацію цього заходу. Після того як мине перший жах, що охопив тебе, від відповідальності за такий масштабний захід, постане питання: “Як побудувати виставковий стенд”. Судячи з того, що ти читаєш цю статтю, ти почав шукати в Google “Готовий посібник із забудови виставкового стенду”. Ми чекали на це, тому саме для тебе підготували те, що ти шукав.
Вітаємо з відповідальною позицією з організації міжнародної торгової виставки! Залиш сумніви, навіть якщо такий захід у тебе вперше, ми допоможемо тобі все правильно організувати з першого разу.
Будувати чи не будувати виставковий стенд
Не сумніваємося, що ви з командою вже відповіли на всі запитання, пов’язані з необхідністю для вашої організації брати участь у цій виставці. Саме тому рішення про участь затверджено і назад дороги немає. Але, давай ще раз відповімо на принципово важливі питання, які обов’язково потрібно поставити собі перед остаточним рішенням побудувати виставковий стенд. Нижче ти знайдеш короткий список запитань, не пропускай цей абзац, можливо, ви з командою, випустили щось з уваги.
- Яким буде позитивний результат після проведення заходу?
- Як ви зрозумієте, що результат вийшов таким, як ви запланували?
- У скільки разів мають збільшитися ваші продажі після проведення виставки? Або яку кількість договорів з дистриб’юторами ви плануєте підписати? Або яка кількість людей має побачити ваш новий продукт? Тут кожна компанія вибирає свою бізнес-мету.
- Яких саме клієнтів або партнерів ви шукайте? Це мають бути гуртові торговці, роздрібні торговці, дрібні підприємці, звичайні люди, директори концернів, завідувачі складів тощо. Одним словом, хто ваша цільова аудиторія і чи буде вона присутня на виставці?
- Чи будете ви демонструвати ваш товар на стенді? Якщо він просто фізично не поміститься на стенді, як ви плануєте продемонструвати його гостям?
- Як ви збиратимете контактну інформацію про тих людей, хто зацікавився вашими товарами або послугами на виставковому стенді?
- Скільки грошей ви плануєте виділити на участь у виставковому заході?
- Через скільки часу або кількості угод відіб’ються вкладені в проведення виставки кошти? Опишіть три варіанти ROI для запланованого заходу: найгірший прогноз, середній, який вас влаштує, і несподівано прекрасний варіант. Вас влаштовують цифри? Вони виглядають реальними?
- У вас є достатня кількість часу (мінімум 6 місяців), щоб почати процес підготовки до майбутньої виставки?
Тепер, коли останні сумніви розвіяні, і ви з командою відповіли на всі запитання, однозначно, вам варто побудувати виставковий стенд і брати участь у виставці!
Якщо ви представляєте велику компанію або бренд з історією, вам, навіть не відповідаючи на ці запитання, можна стверджувати, що будувати виставкову будку однозначно потрібно. Адже в цьому разі не обов’язково головною метою буде збільшення продажів. Куди важливіше для такої компанії брендинг і присутність там, де обов’язково з’являться ваші конкуренти.
Тепер, саме час перейти до покрокової інструкції з будівництва виставкового стенда.
7 головних порад щодо забудови виставкового стенда
Рішення ухвалено, виставці бути, і ти є головною людиною, яка організовує весь процес і координуватиме будівництво виставкового стенду.
Насправді, підготовка до виставки складається з двох основних частин. Перша частина – це створення дизайну і загальної концепції виставки та будівництво виставкового стенду. Друга частина – це планування взаємодії на виставковому стенді для отримання того результату, заради якого ви організували цю виставку.
Давай розберемося з першою частиною!
Вибір місця для будівництва виставкової конструкції.
З країною і містом, ви з командою напевно визначилися. Тепер залишиться вибрати, де саме буде розташовуватися ваш виставковий стенд. Так, як завжди, гроші керують, і ви будете розміщуватися там, де дасть змогу виділений на оренду бюджет. Але, комунікацію з організатором виставки ніхто не скасовував. Обов’язково запроси floor plan. Вивчи його й уточни, чи не розташовані на вашому місці опорні колони або кондиціонер прямо над вашою майбутньою конструкцією, чи зможуть відвідувачі виставки дійти до вашого стенда, чи застрягатимуть десь у конкурентів і так далі. Розташування дуже важливе, оскільки до деяких стендів люди не доходять, попри чудовий і привабливий дизайн конструкції.
Визнач, які зони вам потрібні на майбутньому виставковому стенді.
Перш ніж поставити завдання дизайнеру, необхідно самим визначити, які робочі зони ви хочете розмістити на стенді. Пам’ятай про обмеження за площею, якщо вони у вас є. Подумай, чи потрібна вам закрита переговорна кімната, чи будете ви демонструвати на місці свою продукцію, скільки вона реально займе площі на стенді, чи потрібна вам комора або кімната для персоналу, яка кількість інформаційних стійок вам необхідна, чи буде виділено місце під барну стійку. Ці важливі елементи допоможуть налагодити логістику на стенді безпосередньо під час виставки. Інформацію про обов’язкові зони на стенді необхідно передати дизайнеру, який малюватиме виставковий стенд, або будівельній компанії, якщо вона зробить для вас дизайн самостійно.
Передай ескіз майбутнього виставкового стенда спеціалізованому дизайнеру стендів.
Можливо ти не знав, що дизайн виставкових стендів малює спеціальний дизайнер. Не кожен дизайнер може малювати дизайни майбутніх конструкцій виставкових стендів. Бо навіть якщо вам із командою сподобається дизайн, виробництво може просто не втілити його в життя, оскільки він буде надто фантастичним і придатним лише для картинки в комп’ютері. Дизайнер стендів має знати всі ці нюанси, щоб згодом компанія не викинула гроші за дизайн на вітер. Дизайнеру бажано озвучити суму бюджету, яку ви плануєте витратити на забудову стенда, адже погодься, фантазія дизайнера може переплюнути можливості забудовників використати дешеві матеріали чи знайти ексклюзивний декор, зображений на малюнку.
Передай готовий дизайн забудовнику виставкових стендів.
Далі все просто – ти передаєш отриманий дизайн виставковому агентству. Найкращим рішенням буде, якщо забудовник самостійно намалює дизайн, враховуючи всі нюанси майбутньої забудови, ваш floor plan і наявний у вас бюджет. Якщо сума за будівництво обраного дизайну влаштовує твою компанію, ви обговорюєте терміни реалізації проєкту і вдаряєте по руках. На цьому етапі, ти як проєктний менеджер будеш спілкуватися з працівником компанії-забудовника та уточнювати нюанси підготовки та реалізації проєкту. Якщо забудовник виставкових стендів надає, крім іншого, послуги проєктного менеджменту, тобі пощастило! 80% всієї твоєї роботи ляже на плечі підрядника.
Домовся про оренду необхідного обладнання та його встановлення на стенді під час монтажу.
У вашому дизайні були присутні елементи або обладнання, яке не надає забудовник стендів? Тоді тобі самостійно доведеться знайти підрядників і організувати своєчасну доставку та монтаж на виставковий стенд. Ми, наприклад, самостійно надаємо для компаній цю послугу. Це наше завдання знайти все, що буде зображено на вашому дизайні та домовитися про своєчасне встановлення. Тобі ми повідомлятимемо про те, як просуваються наші справи в цьому напрямку.
Логістика стенду на виставковий комплекс і монтаж конструкції.
Стенд побудований, настав час доставити його на виставковий комплекс і зібрати. Цим етапом роботи зазвичай займається забудовник виставкових стендів, твоїм основним завданням буде контроль термінів і комунікація з відповідальним менеджером з боку підрядника. Приїжджай на забудову виставкового стенда за 1-2 дні до відкриття виставки. Можливо, тобі потрібно буде проконтролювати хід роботи й відкоригувати деякі недоліки, які неминучі в процесі монтажу реальної виставкової конструкції.
Управління процесом будівництва виставкового стенда.
Це не окремий пункт наших рекомендацій. Цей процес пронизує всі кроки на шляху будівництва виставкового стенда. Комунікація і контроль термінів буде твоїм основним обов’язком аж до закінчення виставки та підбиття підсумків щодо участі в ній. Якщо у тебе будуть питання, ми завжди зможемо підказати як вирішити ту чи іншу задачу.
Взаємодія з відвідувачами на виставковому стенді
Друга частина вдалого проведення міжнародної виставки – це комунікація з відвідувачами з метою залучення на стенд і взаємодії з вашими продуктами. Цей етап також важливий, як і будівництво виставкового стенду. І бюджет на залучення гостей може сягати тих самих цифр, що керівництво виділило на саме будівництво стенду.
Цікаві ідеї для привернення уваги відвідувачів ми описали у статті “Креативні ідеї виставкових стендів для вашої наступної виставки“, тож ти можеш почитати й використати ті, що підійдуть вашому виставковому стенду та цілям, які поставив перед тобою маркетинговий відділ.
Головне, проявляти креативність і пробувати різні підходи. Не буває єдино вірного рецепта для проведення вдалої виставки. Для кожної компанії він свій і неповторний. Усе, що ти можеш десь прочитати, саме для твоєї компанії матиме характер рекомендації, (і) не більше. Можливо те, що відмінно спрацювало в одних, у вас покаже мізерні результати. Тому вивчай досвід інших компаній, але дій так, як підказує тобі особистий досвід і велить твій відділ маркетингу. Удачі на виставці, у тебе все вийде!
Якщо ти хочеш, щоб твоїм проєктом зайнялася наша команда, залиш заявку, через кілька годин ми зв’яжемося з тобою.
Антон Удовенко
Менеджер проєктів
